MEI: como evitar atrasos nas finanças da sua empresa

A contabilidade atrasada é uma das principais dores que atormentam os profissionais contabilistas. A culpa pode ser atribuída a diversos fatores: atraso do cliente, excesso de burocracia, equipe sobrecarregada ou falta de ferramentas adequadas de trabalho. 

O fato é que a contabilidade atrasada atrapalha muito a entrega dos escritórios, deixa os clientes insatisfeitos e vai na contramão da eficiência operacional.

A boa notícia é que esse é um problema que pode ser facilmente solucionado, sobretudo com a ajuda de um parceiro de impacto. 

O que é contabilidade e atraso?

Contabilidade atrasada é o processamento das rotinas contábeis fora do prazo, seja das obrigações perante o governo, seja dos relatórios para fins gerenciais. 

Podemos dizer que os serviços contábeis, notadamente os terceirizados, se dividem basicamente em duas categorias abrangentes:

1. Serviços de assessoria contábil: escrituração, elaboração de relatórios e demonstrativos, emissão de guias, envio de obrigações acessórias, entre outros
2. Serviços de Consultoria Contábil: planejamento tributário, análise das demonstrações, estudo de viabilidade econômica e financeira, etc.

Na primeira categoria, concentram-se os serviços de rotina, relacionados ao dia a dia da operação do cliente. 

Na segunda, estão os serviços feitos sob medida, por meio dos quais o contador se torna um parceiro efetivamente do empresário, ajudando-o a tomar as melhores decisões. 

A contabilidade atrasada é mais comum na primeira situação e se dá pelos mais diversos motivos: 

• Não envio pelo cliente dos documentos necessários no tempo certo
• Desorganização interna
• Falta de disciplina e compromisso da equipe
• Carência de ferramentas adequadas de trabalho, como um sistema contábil moderno e eficiente.

O fato é que o atraso na contabilidade prejudica tanto o cliente quanto o escritório e deve ter toda a  atenção.

Consequências da contabilidade atrasada

A contabilidade atrasada pode causar muitos problemas no contexto da prestação de serviços contábeis. 

Para o cliente, pode resultar em penalidades, como o pagamento de multas e juros, tanto pelo atraso das obrigações principais (pagamento dos tributos) quanto acessórias. 

Para o escritório, pode estressar a equipe, com impactos negativos no ambiente de trabalho, e acarretar em perda de clientes por insatisfação, o que é muito ruim para os negócios.

Multa por atraso na entrega do SPED contábil

Para as empresas obrigadas a entregar a ECD (Escrituração Contábil Digital) por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a contabilidade atrasada gera multas que podem chegar a 5% do valor da operação.

Todavia, nem todas as pessoas jurídicas têm a obrigação da entregar a ECD. 

As empresas optantes pelo Simples Nacional, por exemplo (salvo algumas exceções), não precisam entregar a escrituração por meio do SPED contábil.

Para as que precisam por lei, a entrega da obrigação acessória deve ser até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

A contabilidade atrasada, nesse caso, pode resultar em:

• Multa de 0,5% do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos
• Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações
• Multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período, limitada a 1%, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos. 

Caso a obrigação seja cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, a multa será reduzida pela metade. Caso cumpra-se no prazo da intimação, há redução em 75%.