Folha de pagamento: risco de erros e os limites legais para descontos

A folha de pagamento, frequentemente vista como uma mera rotina burocrática, é, na verdade, um dos pilares de conformidade legal e saúde financeira das empresas no Brasil. 

A correta aplicação dos descontos salariais não apenas cumpre a legislação trabalhista e previdenciária, mas evita multas, litígios e graves problemas com o Fisco.

Os descontos aplicados sobre a remuneração dos empregados garantem o custeio da Seguridade Social e o recolhimento de tributos, mas sua execução incorreta pode levar a sanções administrativas e judiciais.

Regra dos 70%

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa não pode descontar do salário do empregado mais de 70% do seu valor bruto. 

O objetivo é claro: garantir que o trabalhador receba ao menos 30% da sua remuneração em dinheiro. Exceder esse limite não apenas impacta o clima organizacional, mas expõe a empresa a autuações da fiscalização e reclamações trabalhistas.

Descontos obrigatórios e seus critérios

A legislação prevê dois grandes descontos de natureza obrigatória, que incidem automaticamente sobre o salário do colaborador:

1. INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): Essencial para o custeio de benefícios como aposentadoria e auxílio-doença. O cálculo é feito sobre o salário bruto, utilizando alíquotas progressivas que variam conforme a faixa salarial (referência de 2024: de 8% a 11%). O recolhimento correto e pontual é crucial e deve ser repassado pela empresa via eSocial. Atrasos podem punir o trabalhador com a perda de benefícios.
2. IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): Incide sobre a renda tributável mensal, ou seja, após o desconto do INSS e da dedução por dependente. As alíquotas seguem a tabela progressiva da Receita Federal (de 7,5% a 27,5%). O não recolhimento via DARF pode configurar infração tributária grave.

Depósito do FGTS

Apesar de não ser um desconto na folha do empregado, o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é uma obrigação patronal de depósito compulsório.

A empresa deve depositar 8% da remuneração bruta do colaborador mensalmente em uma conta vinculada. A falta de recolhimento do FGTS é uma das maiores causas de autuações e processos na Justiça do Trabalho.

Descontos opcionais

Afora os tributos e encargos obrigatórios, a legislação permite descontos facultativos, que, no entanto, exigem autorização expressa do empregado ou previsão em Acordo Coletivo. Entre os mais comuns, estão:

• Vale-transporte: Limite de 6% do salário.
• Adiantamento salarial: Máximo de 40% do salário bruto.
• Vale-alimentação/Refeição (PAT): Desconto limitado a 20% do valor do benefício.
• Faltas e atrasos: Desconto proporcional ao período não trabalhado.

A transparência e a correta identificação desses valores no holerite são fundamentais para a segurança jurídica. 

O descumprimento do artigo 462 da CLT pode levar a ações civis públicas do Ministério Público do Trabalho (MPT) e processos individuais, reforçando a responsabilidade da rotina do RH.