É rotina em diversas organizações: funcionários precisam se deslocar ou até mudar de domicílio para representar interesses da empresa. Nessas situações, surgem gastos com hospedagem, alimentação e transporte que não devem ser arcados pelo trabalhador.
Para gestores, compreender o funcionamento da ajuda de custo é essencial para manter a conformidade com a lei e evitar prejuízos financeiros.
O que é a ajuda de custo?
Diferente do salário, a ajuda de custo possui natureza indenizatória. Trata-se de um valor pago pela organização para ressarcir o colaborador por despesas extras geradas em função do trabalho, como viagens corporativas ou mudanças definitivas de local de atuação.
Como o objetivo é puramente o ressarcimento, esse montante não integra a remuneração para fins de encargos trabalhistas ou previdenciários. Ou seja, é um pagamento único (ou eventual) destinado a cobrir gastos com gasolina, almoços de negócios, estadias e outras atividades em nome da companhia.
O que diz a legislação?
A obrigatoriedade do benefício está fundamentada no Artigo 470 da CLT. Segundo o texto legal, a empresa deve arcar com as despesas sempre que houver necessidade de deslocamento do local costumeiro ou transferência de domicílio por interesse do empregador.
Os itens cobertos podem abranger:
- Transporte: passagens ou combustível (incluindo mudança de móveis e transporte da família, em casos de transferência);
- Hospedagem e Moradia: diárias de hotéis ou locação de imóvel temporário;
- Alimentação: refeições durante o período de serviço externo;
- Infraestrutura: materiais de escritório, equipamentos de informática e adequações ergonômicas (comuns em modelos de home office acordados).
Comprovação e segurança jurídica
Para que o processo seja transparente, a prestação de contas é indispensável. O colaborador deve apresentar notas fiscais ou faturas que comprovem os gastos. Esse rigor protege ambos os lados: evita fraudes e garante que a empresa reembolse exatamente o que foi despendido.
Muitas organizações optam pelo adiantamento de despesas. Nesse modelo, o funcionário recebe o valor antes de viajar, evitando o uso de recursos próprios e garantindo que ele tenha os meios necessários para cumprir sua missão sem preocupações financeiras.
