A emissão de notas fiscais ainda gera dúvidas em muitos empreendedores. No entanto, dominar esse processo é vital: além de garantir a regularidade do negócio, o registro correto evita que a empresa seja enquadrada em crimes como sonegação fiscal.
Abaixo, detalhamos o que você precisa saber para identificar o modelo ideal para sua operação e garantir a transparência tributária.
O que é e para que serve a Nota Fiscal?
A Nota Fiscal (NF) é o registro oficial de uma transação comercial ou prestação de serviço. É por meio dela que o governo fiscaliza o recolhimento de tributos.
Atualmente, a versão digital (Nota Fiscal Eletrônica) substituiu o papel, facilitando o armazenamento e a verificação de autenticidade em tempo real.
Anatomia de uma Nota Fiscal
Para ser válida, uma nota deve conter obrigatoriamente:
- Identificação: Dados do emitente e do destinatário (CNPJ/CPF e endereço).
- Detalhamento: Descrição dos produtos ou serviços, quantidades e valores.
- Tributação: Alíquotas e valores de impostos como ICMS, ISS e IPI.
- Rastreabilidade: Data, número sequencial, série e uma chave única de identificação.
- Operação: Natureza da venda (venda, devolução ou remessa) e forma de pagamento.
Principais modelos e qual utilizar
A escolha do documento depende diretamente da atividade exercida pela empresa. Confira os tipos mais comuns:
| Modelo | Indicação Principal | Exemplo de Uso |
| NF-e | Venda de mercadorias | Indústrias, comércios e e-commerces. |
| NFS-e | Prestação de serviços | Consultorias, escolas, academias e oficinas. |
| NFC-e | Venda direta ao consumidor | Supermercados, farmácias e varejo em geral. |
| NFA-e | Emissão eventual (Avulsa) | Microempreendedores (MEI) ou não obrigados. |
Atenção ao CT-e: Embora não seja uma nota fiscal de produto, o Conhecimento de Transporte Eletrônico é o documento indispensável para qualquer serviço de carga (rodoviário, ferroviário ou aquaviário).
Organização e numeração
As notas seguem uma ordem sequencial e lógica de séries, conforme as normas estaduais e municipais. Esse controle rígido impede a duplicidade de documentos e garante que a contabilidade da empresa esteja sempre em dia com a fiscalização.
Como emitir?
Para os modelos de produto (NF-e e NFC-e), a emissão geralmente ocorre via softwares de gestão integrados à Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Já para serviços (NFS-e), o processo ocorre diretamente nos portais das prefeituras municipais.
